5 aplicativos para gestão de tarefas

O nosso cotidiano nos exige muito. A maioria das pessoas comenta sobre estar cansada, sempre na correria e com a sensação que o tempo “não rende”, ou que simplesmente não há tempo o suficiente para abrigar todas as tarefas do dia a dia. E não é para menos. Em 24 horas nós precisamos trabalhar por 8, na maioria dos empregos, podendo ser até mais. Além disso, perdemos pelo menos 1 hora para nos deslocarmos até o trabalho, temos que levar as crianças na escola e cuidar delas quando estão em casa. Supermercado, afazeres domésticos, refeições, atividade física, vida social e familiar. Ninguém acha que é fácil fazer a gestão de tantas tarefas. Porém, algumas dicas podem ajudar.

É bem verdade que só o tempo de executar todas as atividades da lista acima, mais as particularidades que cada pessoa pode ter já é muito. Mas, sabendo-se administrar o tempo, pode ser que o enorme checklist de afazeres se torne um pouco menos complicado de administrar. E foi pensando nisso que decidimos desenvolver este artigo. Abaixo, você vai encontrar ferramentas que usamos no nosso dia a dia para gerir as tarefas de trabalho e os compromissos pessoais. Tome nota porque as dicas são boas! Vamos lá.

O que são aplicativos de gestão de tarefas

Os gerenciadores de tarefas são ferramentas criadas justamente para você conseguir se organizar.

Você pode utilizá-los para o que quiser, como fazer um controle de tudo o que você precisa fazer no seu trabalho ou empresa, para organizar as demandas da sua equipe ou setor, para visualizar melhor os afazeres com relações à vida doméstica ou rotina dos filhos, para uma viagem, enfim, para tudo que te demanda tempo e um pouco de memória.

Você pode acessá-los pelo site quando estiver no computador ou baixar os aplicativos e levá-los com você no celular. As informações são atualizadas automaticamente.

Eles também permitem que outras pessoas interajam com você. Por exemplo, se você e mais três pessoas são responsáveis por um trabalho. Todas as três podem acessar a determinada tarefa. Assim, elas acompanham o que você está fazendo e o que já concluiu, e você também fica atualizado sobre o trabalho delas.

É possível, ainda, inserir deadlines, fazer comentários, mencionar as pessoas e receber todas as modificações que forem feitas por e-mail, se você quiser.

5 aplicativos de gestão de tarefa para você se organizar

1. Trello

O Trello é um dos gerenciadores mais populares. Ele é bastante intuitivo e amigável. Ao criar uma conta, rapidamente você vai pegar o jeito de como usá-lo. Ele possui uma versão paga e uma gratuita (e já adiantamos por aqui que tem o preço mais baixo entre as três que vamos citar).

Para quem tem uma equipe pequena, ou para quem busca somente uma “auto-organização”, pode ser a ferramenta ideal!

2. Pipefy

Para quem possui uma equipe maior, o Pipefy pode ser uma ótima escolha, apesar de que custe um pouco mais. Mas, pensando o quanto a falta de sincronia e desorganização podem vir a custar, vale a pena.

Ele permite uma série de customizações e adequações para as suas necessidades pessoais. Por isso, quando são muitas pessoas envolvidas, nós julgamos ser uma boa opção. Escolha entre o free, business, enterprise e custom de acordo com o tamanho da equipe. Na dúvida, é possível fazer um trial ou conversar diretamente com a equipe comercial para orientação.

3. Asana

Outro aplicativo bastante semelhante aos dois citados anteriormente e com diferentes opções de preços e planos.

Além de poder criar diferentes quadros sobre cada tarefa e de ser possível estar inserido em demandas distintas também, no Asana você poderá anexar arquivos como portfólios e demais materiais em PDF. A ferramenta também exporta relatórios e permite a criação de fluxos de trabalho.

4. Toggl Track

O Toggl Track tem uma proposta distinta dos que mencionamos acima. O objetivo dele é cronometrar o tempo que você leva para realizar cada tarefa.

Claro que você poderia utilizar o cronômetro ou o relógio do celular para fazer isso, mas dentro da ferramenta é possível acompanhar relatórios sobre o volume de tempo gasto em cada atividade, e ele também exporta gráficos mostrando informações sobre como você tem utilizado seu tempo.

Longe de ser algo que você deva exigir de uma equipe em home office, já que pode gerar uma enorme ansiedade, é algo interessante para que cada um teste de forma pessoal, com o objetivo de dinamizar e aproveitar melhor o tempo, inclusive para ter mais períodos de descanso.

5. Google keep

Esta é uma ferramenta que pode ser definida como um bloco virtual de post its. Com ela, você faz quantas notas quiser, dá check nas tarefas já realizadas e pode incluir até gravações ou notas de voz.

Apesar de ser geralmente utilizada para afazeres pessoais, também é possível adicionar outras pessoas e compartilhar as notas com elas.

Além da má gestão do tempo, falhas na comunicação também podem trazer grandes dores de cabeça. Veja como eliminá-las neste artigo.