Falhas de comunicação: elimine durante o seu processo

Você já passou por alguma situação delicada, ou até desagradável mesmo, devido a falhas na comunicação? É muito provável que sim e isso pode acontecer em diversas áreas da nossa vida. Receber uma mensagem e ler de uma forma sendo que quem te mandou tinha outra entonação e mente, atritos em relações familiares por uma brincadeira mal interpretada, desentendimentos no ambiente de trabalho, tarefas executadas de forma errada porque não houve alinhamento entre as partes. Enfim, exemplos de possíveis falhas de comunicação que levam a situações mal resolvidas não faltam. Por isso mesmo, esse assunto merece atenção redobrada quando se trata do seu negócio.

Um grande problema das falhas na comunicação são os resultados negativos dessa falta de alinhamento. Longe de procurar um culpado, o mais estratégico é identificar quais são as falhas mais comuns para serem desenhados processos mais seguros, onde o objetivo não é punir ou culpar, e sim, prevenir. Para te auxiliar nessa tarefa, levantamos as falhas de comunicação mais comuns apontadas por empresas e clientes. Mais ao final do texto, veja também nossas sugestões sobre como evitá-las!

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Problemas mais comuns na comunicação interna das empresas

É possível que você identifique pelo menos um (ou vários, ou todos) esses problemas em situações pontuais que sua equipe já tenha passado. Veja só:

“Eu não vi a mensagem”

Isso é muito comum. Nós todos estamos muito conectados o tempo todo. Por isso, passamos o dia enviando e recebendo mensagens. E não só por um canal: nós telefonamos, mandamos whatsApp, SMS, e-mail, comentamos algo nas redes sociais, deixamos um inbox, uma mensagem por Direct Message. Fica até difícil lembrar todos os nossos pontos de contato. Mas numa empresa não pode ser assim. Se um aviso foi passado pela diretoria, entre sócios, gerentes ou colegas, é fundamental que a mensagem chegue até o seu destino. E não só que chegue, mas que também seja entendida. O que nos leva ao próximo ponto:

“Eu não entendi o que era para fazer”

É preciso que mensagens, instruções e relatórios sejam claros. Da mesma forma, também é preciso que todos se sintam à vontade para perguntar, expor suas dúvidas, abordar um colega ou um gestor e dizer que não entendeu algo sem receber uma resposta impaciente, debochada ou grosseira. Se um membro da equipe chega com uma questão para um colega mais experiente ou para um gerente e é exposto de forma negativa, dificilmente ele se sentirá confortável para perguntar algo novamente. E quem não pergunta o que não entende, provavelmente faz errado. Acolher e ensinar é fundamental não só para bons resultados na comunicação, mas para bons resultados em toda a empresa!

Reuniões improdutivas

Se você está nas redes sociais, provavelmente já vu em algum momento o meme de “esta reunião poderia ser um e-mail”. Sabemos que o encontro pessoalmente é importante (apesar de que, devido à pandemia de Covi-19, deve ser evitado no momento). Porém, reuniões precisam servir a um propósito. Por isso é fundamental que tenham horário para terminar da mesma forma que têm para começar. Além disso, é preciso um roteiro ou uma pauta com os assuntos a serem discutidos. Por fim, é importante que todos cheguem preparados e que partam do mesmo princípio de que é preciso objetividade.

Setores que não promovem boa comunicação

Os setores da empresa muitas vezes agem de forma independente, o que é ótimo. Porém, isso não é motivo de não haver integração e diálogo entre eles. Quando os diferentes setores estão alinhados, entendem o trabalho e as funções do outro, acompanham resultados e compartilham das conquistas, a empresa caminha no mesmo passo.

3 dicas de como resolver as falhas na comunicação

Apesar de existirem falhas diversas, como apontamos acima, existem alguns caminhos a serem seguidos e que podem resolver não somente os exemplos que demos como muitos outros. Tome nota das dicas abaixo:

1. Formalize o que for importante por e-mail

Isso vale para pequenas questões do dia a dia como para grandes decisões. É importante que os processos e acontecimentos de maneira geral fiquem registrados. Nossa dica é que sejam estabelecidos marcadores que todos os funcionários devem usar em seus e-mails (por exemplo: financeiro, clientes, reuniões, evento X, estoque, etc). Também é importante que os gestores sejam sempre colocados em cópia. 

Assim, eles podem acompanhar o que tem sido feito e intervir caso alguma informação esteja confusa. Oriente que filtros de spam estejam sempre ligados e que as caixas de entrada sejam limpas constantemente para evitar a sobrecarga de emails.

2. Faça atas

O que ficar decidido em reunião não pode “morrer” por ali. Por mais que caiba a cada pessoa anotar suas funções após o alinhamento, é importante também que um registro geral da conversa seja feito e depois (adivinhe só) enviado por e-mail para todos os participantes. 

Pode haver um membro na equipe que fique sempre encarregado dessa função, ou se tratar de algo rotativo que seja responsabilidade cada vez de uma pessoa. Lembrando que fazer a ata já é uma tarefa, então o ideal é que os responsáveis pela reunião e o setor principal de determinado assunto estejam livres para participar sem adicionar mais essa ocupação.

3. Integre pessoas e setores

Que tal uma pausa semestral para compartilhar os resultados da empresa e as conquistas de cada setor? Muitas vezes, a produção não faz ideia das demandas do marketing, nem o pessoal de vendas sabe o que acontece no setor de RH. Por isso, promova momentos de integração e convívio. Assim, os colaboradores terão a oportunidade de entender a empresa como um só organismo, além de se conhecerem melhor e criarem boas relações.

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